INTEGRACION DEL PROCESO ADMINISTRATIVO

4.3 Integración del Proceso Administrativo

 La integración del proceso administrativo está conformada por varias etapas que permiten darle ese nombre gracias a su conformación y a su efectividad para lograr los fines deseados por este método.

A continuación se les mencionara las etapas que lo conforman y su función dentro de este mismo.

1.  Fase Mecánica

La mecánica y la dinámica. La fase mecánica, es la parte teórica de la administración, en la que se establece lo que debe de hacerse, es decir, se dirige siempre hacia el futuro.

1.1 Planeación

Planeación es la proyección impresa de la acción; toma en cuenta información del pasado de la empresa y su entorno, lo cual permite organizarla, dirigirla y medir se desempeñó total y el de sus miembros, por medio de controles que comparar lo planeado con lo realizado.( Son las disposiciones que orientan al pensamiento a observarse en la acción administrativa)

Definiciones de grandes autores:

Agustín Reyes Ponce. La planeación consiste en fijar el curso concreto de acción que ha de seguirse, estableciendo los principios que habran de orientarlo, la secuencia de operaciones para realizarlo, y la determinación del tiempo y números necesarios para su realización.

Ernest Dale. Determinación del conjunto de objetivos por obtenerse en el futuro y de los pasos necesarios para alcanzarlos a través de técnicas y procedimientos definidos.

Leonard J. Kazmier. La planeación consiste en determinar los objetivos y formular políticas, procedimientos y métodos para lograrlo.

Etapas de la planeación

Propósitos: Son las aspiraciones fundamentales o finalidades de tipo cualitativo que persigue en forma permanente o semipermanente un grupo social.

Objetivos: Representa los resultados que la empresa espera obtener; son fines por alcanzar, establecidos cuantitativamente.

Estrategia: Son cursos de acción general o alternativas que muestran la dirección y el empleo general de los recursos y esfuerzos, para lograr los objetivos en las condiciones más ventajosas.

Políticas: Son guías para orientar la acción; son criterios lineamientos y no se sancionan.

Presupuestos: Es el plan de todas o algunas de las fases de actividad de la empresa expresando en términos económicos, junto con la comprobación subsecuente de las realizaciones de dicho plan.

Pronósticos: Es prever las cosas que pudieran suceder.

Importancia de la Planeación

La planeación es esencial para el adecuado funcionamiento de cualquier grupo social, ya que a través de ella se prevén las contingencias y cambios que pueden deparar el futuro, y se establecen las medidas necesarias para afrontarlas. Por otra parte, el reconoce hacia donde se dirige la acción, permite encaminar y aprovechar mejor los esfuerzos.

1.2 Organización

Organización (estructuración) es la acción administrativa- técnica de dividir las funciones por áreas, departamentos, puestos y jerarquías conforma a la responsabilidad delegada, definida y expresada en los organigramas, manuales y descripciones de puestos, asi como por las relaciones de comunicación formal entre las unidades o áreas.

Definiciones de grandes autores

Mario Sverdlik. Proceso es la estructura o arreglar las partes de una empresa.

Isaac Guzmán V. Organización es la coordinación de las actividades de todos los individuos que integran una empresa con el propósito de obtener el máximo de aprovechamiento posible de los elementos materiales, técnicos y humanos, en la relación de los fines que la propia empresa persigue.

Joseph L. Massie. La estructura y asociación por lo cual un grupo cooperativo de seres humanos, asigna las tareas entre los miembros, identifica la relaciones e integra sus actividades hacia objetivos comunes.

Etapas de la Organización

División del Trabajo: Separación y delimitación de las actividades, con el fin de realizar una función con la mayor precisión, eficiencia y el mínimo esfuerzo.

Jerarquización: Es la disposición de las funciones de una organización por orden de rango, grado o importancia.

Departamentalización: Es la división y el agrupamiento de las funciones y actividades específicas, con base en su similitud.

Importancia de la Organización

Los fundamentos básicos que demuestran la importancia de la organización son los siguientes.

-Es de carácter continuo; jamás se puede decir que ha terminado, dado que la empresa y sus recursos están sujetos a cambios constantes (expansión, contratación, nuevos productos etc.) lo que obviamente redunda en la necesidad de efectuar cambios en la organización.

-Es un medio a través del cual se establece la mejor manera de lograr los objetivos del grupo social.

-Suministra los métodos para que se puedan desempeñar las actividades efectivamente, con un mínimo de esfuerzos.

-Evita la lentitud e ineficiencia en las actividades, reduciendo los costos he incrementado la productividad.

-Reduce o elimina la duplicidad de esfuerzos, al delimitar funciones y responsabilidades.

2. Fase Dinámica

La fase dinámica, se refiere a cómo manejar de hecho el organismo social.

2.1 Dirección

Es llevar acabo la conducción de la organización y sus miembros hacia sus metas, conforma a las estrategias, el liderazgo adecuado y los sistemas de comunicación y motivación requeridos por la situación o por el nivel de desempeño. La dirección también se encarga del involucramiento  de los recursos humanos de la empresa, sus objetivos, misión, visión y valores para obtener su plena identidad con la organización.

Definiciones de grandes autores

Burt K. Scanlan. Consiste en coordinar el esfuerzo común de los subordinados, para alcanzar las metas de la organización.

Joel J. Lerner y H. A. Baker. Consiste en dirigir las operaciones mediante la cooperación del esfuerzo de los subordinados, para obtener altos niveles de productividad mediante la motivación y la supervisión.

Robert B. Buchele. Comprender la influencia interpersonal del administrador a través de la cual logra que sus subordinados obtengan los objetivos de la organización mediante la supervisión, la comunicación y la motivación.

Etapas de la Dirección

Toma de Decisiones: Es la elección del curso de acción entre varias alternativas.

Integración: Con ella el administrador elige y se allega, de los recursos necesarios para poner en marcha las decisiones previamente establecidas para ejecutar los planes

Motivación: Por medio de ella se logra la ejecución de trabajos tendiente a la obtención de objetivos.

Comunicación: Proceso a través del cual se transmite y recibe información en un grupo social.

Supervisión: Checar que las cosas se estén dando de una manera correcta.

Importancia de la Dirección

La dirección es trascendental porque:

-Pone en marcha todos los lineamientos establecidos durante la planeación y la organización.

-A través de ella se logran las formas de conducta mas deseables en los miembros de la estructura organizacional.

-La dirección eficiente es determinante en la moral de los empleados y, consecuentemente, en la productividad.

-Su capacidad se refleja en el logro de los objetivos, la implementación de métodos de organización, y en la eficiencia de los sistemas de control.

-A través de ella se establece la comunicación necesaria para que la organización funcione.

2.2 Control

Es la acción administrativa técnica de evaluar los resultados de una empresa o institución conforme a lo planeado y a los elementos de medición (indicadores o estándares), para determinar el estado de desempeño y la acción correctiva correspondiente.

Definiciones de grandes autores

Henry Fayol. Consiste en verificar si todo ocurre de conformidad con el plan adoptado, con las instrucciones emitidas y con los principios establecidos. Tiene como fin señalas las debilidades y errores a fin de rectificarlos e impedir que se produzcan nuevamente.

George R. Terry. El proceso para determinar lo que se está llevando a cabo, valorizándolo y, si es necesario, aplicando medidas correctivas, de manera que la ejecución se desarrolle de acuerdo con lo planeado.

Robert C. Applety. La medición y corrección de las realizaciones de los subordinados con el fin de asegurar que tanto los objetivos de la empresa como los planes para alcanzarlos se cumplan eficaz y económicamente.

Etapas del Control

Establecimiento de Estándares: Representan el estado de ejecución deseado, de hecho nos es más que los objetivos definidos de la organización.

Medición de Resultados: Es medir la ejecución y los resultados, mediante la aplicación de unidades de medida, que deben ser definidas de acuerdo con los estándares.

Corrección: La utilidad concreta y tangible del control está en la acción correctiva para integrar las desviaciones con relación a los estándares.

Retroalimentación: Mediante ella la información obtenida se ajusta al sistema administrativo al correr del tiempo.

Control: Los buenos controles deben relacionarse con la estructura organizacional y reflejar su eficacia.

Importancia del Control

El control es de vital importancia dado que:

-Establece medidas para corregir las actividades, de tal forma que se alcancen los planes exitosamente.

-Se aplica a todo: a las cosas, a las personas y a los actos.

-Determina y analiza rápidamente las causas que pueden originar desviaciones, para que no se vuelvan a presentar en el futuro.

 -Localiza los sectores responsables de la administración, desde el momento en que se establecen medidas correctivas.

-Proporciona información acerca de la situación de la ejecución de los planes, sirviendo como fundamento al reiniciarse el proceso de planeación.

-Reduce costos y ahorra tiempo al evitar errores.

-Su aplicación incide directamente en la racionalización de la administración y consecuentemente, en el logro de la productividad de todos los recursos de la empresa.