4.3 Integración del Proceso
Administrativo
La
integración del proceso administrativo está conformada por varias etapas que
permiten darle ese nombre gracias a su conformación y a su efectividad para
lograr los fines deseados por este método.
A
continuación se les mencionara las etapas que lo conforman y su función dentro
de este mismo.
1.
Fase
Mecánica
La mecánica y la dinámica. La fase mecánica, es la parte teórica
de la administración, en la que se establece lo que debe de hacerse, es decir,
se dirige siempre hacia el futuro.
1.1 Planeación
Planeación es la proyección impresa de la acción; toma en cuenta
información del pasado de la empresa y su entorno, lo cual permite organizarla,
dirigirla y medir se desempeñó total y el de sus miembros, por medio de
controles que comparar lo planeado con lo realizado.( Son las disposiciones que
orientan al pensamiento a observarse en la acción administrativa)
Definiciones de grandes
autores:
Agustín Reyes Ponce. La planeación consiste en fijar el curso concreto de acción que
ha de seguirse, estableciendo los principios que habran de orientarlo, la
secuencia de operaciones para realizarlo, y la determinación del tiempo y
números necesarios para su realización.
Ernest Dale. Determinación del conjunto de objetivos por obtenerse en el
futuro y de los pasos necesarios para alcanzarlos a través de técnicas y
procedimientos definidos.
Leonard J. Kazmier. La planeación consiste en determinar los objetivos y formular
políticas, procedimientos y métodos para lograrlo.
Etapas de la planeación
Propósitos: Son las aspiraciones fundamentales o finalidades de tipo
cualitativo que persigue en forma permanente o semipermanente un grupo social.
Objetivos: Representa los resultados que la empresa espera obtener;
son fines por alcanzar, establecidos cuantitativamente.
Estrategia: Son cursos de acción general o alternativas que muestran
la dirección y el empleo general de los recursos y esfuerzos, para lograr los
objetivos en las condiciones más ventajosas.
Políticas: Son guías para orientar la acción; son criterios
lineamientos y no se sancionan.
Presupuestos: Es el plan de todas o algunas de las fases de actividad
de la empresa expresando en términos económicos, junto con la comprobación
subsecuente de las realizaciones de dicho plan.
Pronósticos: Es prever las cosas que pudieran suceder.
Importancia de la
Planeación
La planeación es esencial para el adecuado funcionamiento de
cualquier grupo social, ya que a través de ella se prevén las contingencias y
cambios que pueden deparar el futuro, y se establecen las medidas necesarias
para afrontarlas. Por otra parte, el reconoce hacia donde se dirige la acción,
permite encaminar y aprovechar mejor los esfuerzos.
1.2 Organización
Organización (estructuración) es la acción administrativa- técnica
de dividir las funciones por áreas, departamentos, puestos y jerarquías
conforma a la responsabilidad delegada, definida y expresada en los
organigramas, manuales y descripciones de puestos, asi como por las relaciones
de comunicación formal entre las unidades o áreas.
Definiciones de grandes
autores
Mario Sverdlik. Proceso es la estructura o arreglar las partes de una empresa.
Isaac Guzmán V. Organización es la coordinación de las actividades de todos los
individuos que integran una empresa con el propósito de obtener el máximo de
aprovechamiento posible de los elementos materiales, técnicos y humanos, en la
relación de los fines que la propia empresa persigue.
Joseph L. Massie. La estructura y asociación por lo cual un grupo cooperativo de
seres humanos, asigna las tareas entre los miembros, identifica la relaciones e
integra sus actividades hacia objetivos comunes.
Etapas de la Organización
División del Trabajo: Separación y delimitación de las actividades,
con el fin de realizar una función con la mayor precisión, eficiencia y el
mínimo esfuerzo.
Jerarquización: Es la disposición de las funciones de una
organización por orden de rango, grado o importancia.
Departamentalización: Es la división y el agrupamiento de las
funciones y actividades específicas, con base en su similitud.
Importancia de la Organización
Los fundamentos básicos que demuestran la
importancia de la organización son los siguientes.
-Es de carácter continuo; jamás se puede
decir que ha terminado, dado que la empresa y sus recursos están sujetos a
cambios constantes (expansión, contratación, nuevos productos etc.) lo que
obviamente redunda en la necesidad de efectuar cambios en la organización.
-Es un medio a través del cual se establece
la mejor manera de lograr los objetivos del grupo social.
-Suministra los métodos para que se puedan
desempeñar las actividades efectivamente, con un mínimo de esfuerzos.
-Evita la lentitud e ineficiencia en las
actividades, reduciendo los costos he incrementado la productividad.
-Reduce o elimina la duplicidad de esfuerzos,
al delimitar funciones y responsabilidades.
2. Fase Dinámica
La fase dinámica, se refiere a cómo manejar de hecho el organismo
social.
2.1 Dirección
Es
llevar acabo la conducción de la organización y sus miembros hacia sus metas,
conforma a las estrategias, el liderazgo adecuado y los sistemas de
comunicación y motivación requeridos por la situación o por el nivel de
desempeño. La dirección también se encarga del involucramiento de los recursos humanos de la empresa, sus
objetivos, misión, visión y valores para obtener su plena identidad con la
organización.
Definiciones de grandes
autores
Burt K. Scanlan.
Consiste en coordinar el esfuerzo común de los subordinados, para alcanzar las
metas de la organización.
Joel
J. Lerner y H. A. Baker.
Consiste en dirigir las operaciones mediante la cooperación del esfuerzo
de los subordinados, para obtener altos niveles de productividad mediante la
motivación y la supervisión.
Robert B. Buchele.
Comprender la influencia interpersonal del administrador a través de la cual
logra que sus subordinados obtengan los objetivos de la organización mediante
la supervisión, la comunicación y la motivación.
Etapas de la Dirección
Toma de Decisiones: Es la elección del curso de acción entre
varias alternativas.
Integración: Con ella el administrador elige y se allega, de los
recursos necesarios para poner en marcha las decisiones previamente
establecidas para ejecutar los planes
Motivación: Por medio de ella se logra la ejecución de trabajos
tendiente a la obtención de objetivos.
Comunicación: Proceso a través del cual se transmite y recibe
información en un grupo social.
Supervisión: Checar que las cosas se estén dando de una manera
correcta.
Importancia
de la Dirección
La dirección es trascendental porque:
-Pone en marcha todos los lineamientos establecidos
durante la planeación y la organización.
-A través de ella se logran las formas de conducta mas
deseables en los miembros de la estructura organizacional.
-La dirección eficiente es determinante en la moral de
los empleados y, consecuentemente, en la productividad.
-Su capacidad se refleja en el logro de los objetivos, la
implementación de métodos de organización, y en la eficiencia de los sistemas
de control.
-A través de ella se establece la comunicación necesaria
para que la organización funcione.
2.2
Control
Es la acción administrativa técnica de evaluar los
resultados de una empresa o institución conforme a lo planeado y a los
elementos de medición (indicadores o estándares), para determinar el estado de
desempeño y la acción correctiva correspondiente.
Definiciones de grandes
autores
Henry
Fayol. Consiste en verificar si todo
ocurre de conformidad con el plan adoptado, con las instrucciones emitidas y
con los principios establecidos. Tiene como fin señalas las debilidades y
errores a fin de rectificarlos e impedir que se produzcan nuevamente.
George
R. Terry. El proceso para determinar lo
que se está llevando a cabo, valorizándolo y, si es necesario, aplicando
medidas correctivas, de manera que la ejecución se desarrolle de acuerdo con lo
planeado.
Robert
C. Applety. La medición y corrección de
las realizaciones de los subordinados con el fin de asegurar que tanto los
objetivos de la empresa como los planes para alcanzarlos se cumplan eficaz y
económicamente.
Etapas
del Control
Establecimiento de Estándares: Representan el estado de ejecución deseado,
de hecho nos es más que los objetivos definidos de la organización.
Medición de Resultados: Es medir la ejecución y los resultados,
mediante la aplicación de unidades de medida, que deben ser definidas de acuerdo
con los estándares.
Corrección: La utilidad concreta y tangible del control está en la
acción correctiva para integrar las desviaciones con relación a los estándares.
Retroalimentación: Mediante ella la información obtenida se
ajusta al sistema administrativo al correr del tiempo.
Control: Los buenos controles deben relacionarse con la
estructura organizacional y reflejar su eficacia.
Importancia del Control
El control es de
vital importancia dado que:
-Establece medidas
para corregir las actividades, de tal forma que se alcancen los planes
exitosamente.
-Se aplica a todo:
a las cosas, a las personas y a los actos.
-Determina y
analiza rápidamente las causas que pueden originar desviaciones, para que no se
vuelvan a presentar en el futuro.
-Localiza los sectores responsables de la
administración, desde el momento en que se establecen medidas correctivas.
-Proporciona
información acerca de la situación de la ejecución de los planes, sirviendo
como fundamento al reiniciarse el proceso de planeación.
-Reduce costos y
ahorra tiempo al evitar errores.
-Su aplicación
incide directamente en la racionalización de la administración y
consecuentemente, en el logro de la productividad de todos los recursos de la
empresa.