viernes, 25 de enero de 2013

APLICACIÓN DEL PROCESO ADMINISTRATIVO EN LAS ÁREAS FUNCIONALES DE LAS ORGANIZACIONES

APLICACIÓN DEL PROCESO ADMINISTRATIVO EN LAS ÁREAS FUNCIONALES DE LAS ORGANIZACIONES



Las áreas funcionales son las divisiones que se realizan en una empresa para lograr su mejor funcionamiento, así el éxito de la empresa consiste en la correcta coordinación de las diversas áreas funcionales.
Según la organización funcional generalmente las empresas se dividen en producción, mercadotecnia, finanzas y recursos humanos. Esta es la forma más lógica y básica de departamentalización, entre sus ventajas es de muy fácil supervisión ya que los gerentes se dedican a un área en específico y las habilidades especiales de cada departamento se pueden movilizar ágilmente de manera inmediata a otra área. . La desventaja es que cuando la empresa empieza a crecer, todos los departamentos se hacen dependientes de una oficina central lo que hace lentas las decisiones de los gerentes y se puede perder la línea de la responsabilidad y por último la coordinación sería un gran problema.
La organización por producto mercado reúne en una unidad de trabajo a producción y comercialización, así las grandes compañías crearan divisiones semiautónomas de sí mismas para facilitar su desempeño coordinado. Generalmente se dividen por producto, área geográfica y clientes.
Entre las principales ventajas de este tipo de organización esta que todo lo requerido para producir se encuentra en un solo lugar y bajo un solo mando, así que se coordina con mayor facilidad. La toma de decisiones es de mayor calidad, ya que al hacerse en la división que está más cerca del mercado es mucho más acertada, además la responsabilidad está muy clara, su desempeño se puede medir en función de pérdidas o ganancias.
La organización matrical combina los dos tipos de organizaciones anteriores y así elimina algunos de sus inconvenientes. Los empleados trabajan con dos cadenas de mando, una en función a las divisiones y otro que es el gerente de proyecto. Cuando las organizaciones crecen mundialmente.

AVANCES DE LA TECNOLOGÍA

AVANCES DE LA TECNOLOGÍA

Tecnología es la organización y aplicación de conocimientos para el logro de fines prácticos. Incluye manifestaciones físicas como las máquinas y herramientas, pero también técnicas intelectuales y procesos utilizados para resolver problemas y obtener resultados deseados.
Un ejemplo es la computadora, representa un aspecto de la tecnología pero los programas o software son igualmente importantes.

Impacto de la Tecnología en la Organización
Por tecnología de organización se entiende el conjunto de técnicas utilizadas en la transformación de insumos en productos.
Tecnología aplicable a todas las organizaciones

ENFOQUES DE LA PRÁCTICA ADMINISTRATIVA



4.5 ENFOQUES DE LA PRÁCTICA ADMINISTRATIVA.

4.5.1 ENFOQUE SOCIAL.
La administración habla de la evolución que tuvo el hombre pues de ser un ser individual pasa a ser un ser social. 
Recordando que la organización es una unidad social, entonces se analiza al hombre como “Hombre sapiens” y quiere decir que el hombre a diferencia de otros seres vivos es racional y que además tiene la posibilidad de discernir, de ejecutar, predecir, valiéndose de su inteligencia y razón. 

De aquí pasamos al “Hombre Faber” que tiene que ver con lo técnico, con la posibilidad de fabricar, hacer o sea que el hombre además de ser un ser racional es un ser que puede fabricar y éste lo ubica en una concepción técnica. 

Luego sigue la concepción “Hombre Judeo Cristiana”, quiere decir que éste persigue un dogma y ese dogma se entiende que el hombre nace gracias a Dios y muere también por Dios.
 
“Hombre Esencia”, se entiende que cada hombre es único, tiene una identidad propia que pertenece a un género que es común pero que es propio de su esencia (no existen dos iguales), hasta llegar a la concepción social (Hombre social), donde éste no puede vivir en forma aislada, necesita, agruparse, asociarse, complementarse, para poder desarrollarse y ahí es donde aparecen las organizaciones finalmente, o sea por esa necesidad misma que tiene el hombre de agruparse o asociarse con otros. 

4.5.2 ENFOQUE TÉCNICO.
La técnica, por otro lado, es el continente del conocimiento que opera y transforma una realidad. Cuando decimos que opera y transforma, no siempre modifica, a veces busca mantener esa realidad y esta para nosotros son las organizaciones y opera sobre ellas a través de herramientas que son las normas, reglas y procedimientos. 
 
Las normas son parámetros considerados dentro de algún enfoque que permiten establecer rangos o límites de análisis. Existen en el medio, no en la administración normas técnicas, sociales, normas de comportamiento y cada una de ellas van a tener distintos niveles de graduación o límites que irán marcando que se entiende dentro de éste marco y que queda fuera de ese marco. 

Procedimientos: es una secuencia de pasos que rigen una actividad o una acción. En la organización por ejemplo hay distintos procedimientos, como el control de una caja; en lo que se refiere al manejo de dinero. 
 
Nos ubicamos en la hipótesis de que la administración es ciencia y técnica, debido a:
 
Es ciencia porque es un conocimiento:
·         Es un conocimiento objetivo, porque tiene como objeto de estudio a las organizaciones.   
·         Es un conocimiento racional, porque permite manejar el conocimiento ordenado, el aprendizaje para entender y comprender a las organizaciones. 
·         Es un conocimiento sistemático, porque debido a ese ordenamiento que se logra a través del proceso racional y busca como resultado entender y manejar a las organizaciones. 
·         Es un conocimiento verificable, porque ese cúmulo de entendimiento que se logra de la administración como ciencia, se lo puede corroborar o verificar y esa verificación se la hace por medio del método científico.
También se dice que es “ciencia y técnica” por que justamente la técnica se basa en herramientas que permite operar o transformar las organizaciones. Es decir no se pude hacer nada con solamente el conocimiento científico que me da una teoría del entendimiento, no se puede solamente explicar, las organizaciones son seres que necesitan actividad y justamente esa necesidad de actividad de las organizaciones se ven cubiertas con las herramientas que le da la técnica; para saber cómo operar o modificar. 

4.5.3 ENFOQUE HUMANO.
La Administración está vinculada al trabajo y el único que trabaja es el hombre porque a través de éste consigue su realización tanto física como psíquica desarrollando actividades; desarrolla estas actividades porque individualmente no tiene todos los recursos y no puede satisfacer todas sus necesidades, por lo tanto tiene que generar algunas de ellas que lo beneficie y que beneficie a otros para aumentar la posibilidad de satisfacer necesidades.
¿Cómo fue evolucionando éste concepto de Administración como sinónimo de trabajo?
 
Inicialmente, el hombre trabajaba en forma individual; en concepto prehistórico éste cazaba, cultivaba, etc. para satisfacer sus necesidades básicas (la alimentación). Luego éste hombre empieza a ver la necesidad de relacionarse y en ésas vinculaciones se van dando un nivel de socialización formando una especie de organización.
 
Así como el hombre, entre ellos, se dividía; en las tribus hay una distribución más ordenada del trabajo y ya se empieza a hablar de uno de los principios básicos de la Administración como es la División del Trabajo, pero además de existir esto había también uno o varios hombres que tomaban las decisiones o sea los que establecían ese subsistema político, decisorio y que estaba en cabeza de un “cacique” o de un jefe de la tribu.
 
Luego estas tribus dejan de ser nómades y se generan asentamientos donde la nueva preocupación para administrar el esfuerzo que hacia esta unidad era establecer un sistema de coordinación porque el estado necesitaba coordinar recursos, personas y empezar a direccionar en mayor medida todas esas actividades que se estaban generando en esa unidad organizacional.
Así, en la antigüedad existen otras formas de agrupaciones, donde también se administraba trabajo, como el caso del esclavismo que en realidad se administraba trabajo a cambio de protección; se daba protección pero existía sobre el protegido un alto grado de supervisión y control y el que fijaba cuales eran las pautas que debían seguir otros, era seguramente el “señor” y él era quien establecía el seguimiento del trabajo de aquel que lo ejecutaba. 
Luego tenemos el feudalismo, también es un cuasi-esclavismo con la diferencia de que acá es un sistema de protección mayor y también existía un alto grado de control.  Cuando estos señores feudales empiezan a empobrecerse, aparecen verdaderos sistemas laborales que van marcando relaciones peculiares y uno de ellos es “el señor siervo trabajador”, en este tipo de relación se empieza a marcar sistemas de delegación; delegar es entregar a otro la posibilidad de que haga o decida por mí. Estos eran los primeros sistemas de delegación donde lo que primaba no era el equilibrio sino era una desigualdad total, había algunos que eran dueños del capital y de todo el poder para ordenar, otros que solamente debían ejecutar a cambios de necesidades básicas.
 
Cuando empieza a debilitarse éste sistema de “siervo trabajador”, aparece un nuevo sistema donde a través de la realización de algunos oficios, aparecen aquellos que ejecutaban los oficios y otros que entregaban el conocimiento de cómo hacer ese oficio y aquí tenemos “los artesanos y los patrones”. Los patrones eran los que mantenían el capital, los artesanos los que ejecutaban los oficios; también estaban los aprendices que eran a quienes los artesanos entregaban su oficio al verse en la imposibilidad física y material de poder satisfacer todos los pedidos. Este era también un proceso de delegación y de alguna manera se daba pié a entender que en ésta aplicación de esfuerzos y de ésta transferencia de conocimiento, se estaba haciendo la aplicación de la Administración

PRINCIPIOS DEL PROCESO ADMINISTRATIVO.



4.4 PRINCIPIOS DEL PROCESO ADMINISTRATIVO.
Principios de delegación:
 1.- Integración de personas:
·         Adecuar funciones a los hombres
·         Proveer a los hombres de elementos administrativos para el buen desempeño de su función y
·         Darle importancia a una buena introducción adecuada.

2.- Interpretación de las cosas:
·         Coordinación de elementos y técnicas entre sí y con las personas.

3.- Instalación y mantenimiento
·         Se debe planear como reponer los gastos y en momentos de improductividad en mantenimiento.

Principios de delegación y control
Se debe de delegar la autoridad teniendo siempre el control sobre de esa delegación que se confiere.

Principios de dirección.

1. Coordinación de intereses: Coordinar intereses de grupo e individuales de quienes participan de los objetivos.
2. Impersonalidad de mando: La autoridad debe de ser producto de la necesidad de todo organismo social y no el resultado de intereses personales del administrador.
3. Vía jerárquica: Dice que no deben de faltar sin razón los productos de una orden.
4. Resolución de conflictos: Si se llegan a presentar estos conflictos deben de resolverse lo más pronto posible con el menor disgusto de las partes.
5. Aprovechamiento del conflicto: Aprovechar los conflictos para encontrar soluciones.
6. Estándares: El control es imposible si no se han fijado antes los estándares. (Medidores de objetivos).
7. Medir el control: El control deberá de usarse sólo si el trabajo que se impone tiene justificación ante los beneficios que se espera y,,
8. El principio de excepción: Dice que el control es más eficaz cuando se concentra en cosas que no salieron como se planeo en un inicio.

INTEGRACION DEL PROCESO ADMINISTRATIVO



4.3 Integración del Proceso Administrativo

 La integración del proceso administrativo está conformada por varias etapas que permiten darle ese nombre gracias a su conformación y a su efectividad para lograr los fines deseados por este método.
A continuación se les mencionara las etapas que lo conforman y su función dentro de este mismo.

1.  Fase Mecánica
La mecánica y la dinámica. La fase mecánica, es la parte teórica de la administración, en la que se establece lo que debe de hacerse, es decir, se dirige siempre hacia el futuro.

1.1 Planeación
Planeación es la proyección impresa de la acción; toma en cuenta información del pasado de la empresa y su entorno, lo cual permite organizarla, dirigirla y medir se desempeñó total y el de sus miembros, por medio de controles que comparar lo planeado con lo realizado.( Son las disposiciones que orientan al pensamiento a observarse en la acción administrativa)

Definiciones de grandes autores:
Agustín Reyes Ponce. La planeación consiste en fijar el curso concreto de acción que ha de seguirse, estableciendo los principios que habran de orientarlo, la secuencia de operaciones para realizarlo, y la determinación del tiempo y números necesarios para su realización.
Ernest Dale. Determinación del conjunto de objetivos por obtenerse en el futuro y de los pasos necesarios para alcanzarlos a través de técnicas y procedimientos definidos.
Leonard J. Kazmier. La planeación consiste en determinar los objetivos y formular políticas, procedimientos y métodos para lograrlo.

Etapas de la planeación
Propósitos: Son las aspiraciones fundamentales o finalidades de tipo cualitativo que persigue en forma permanente o semipermanente un grupo social.
Objetivos: Representa los resultados que la empresa espera obtener; son fines por alcanzar, establecidos cuantitativamente.
Estrategia: Son cursos de acción general o alternativas que muestran la dirección y el empleo general de los recursos y esfuerzos, para lograr los objetivos en las condiciones más ventajosas.
Políticas: Son guías para orientar la acción; son criterios lineamientos y no se sancionan.
Presupuestos: Es el plan de todas o algunas de las fases de actividad de la empresa expresando en términos económicos, junto con la comprobación subsecuente de las realizaciones de dicho plan.
Pronósticos: Es prever las cosas que pudieran suceder.

Importancia de la Planeación
La planeación es esencial para el adecuado funcionamiento de cualquier grupo social, ya que a través de ella se prevén las contingencias y cambios que pueden deparar el futuro, y se establecen las medidas necesarias para afrontarlas. Por otra parte, el reconoce hacia donde se dirige la acción, permite encaminar y aprovechar mejor los esfuerzos.

1.2 Organización
Organización (estructuración) es la acción administrativa- técnica de dividir las funciones por áreas, departamentos, puestos y jerarquías conforma a la responsabilidad delegada, definida y expresada en los organigramas, manuales y descripciones de puestos, asi como por las relaciones de comunicación formal entre las unidades o áreas.

Definiciones de grandes autores
Mario Sverdlik. Proceso es la estructura o arreglar las partes de una empresa.
Isaac Guzmán V. Organización es la coordinación de las actividades de todos los individuos que integran una empresa con el propósito de obtener el máximo de aprovechamiento posible de los elementos materiales, técnicos y humanos, en la relación de los fines que la propia empresa persigue.
Joseph L. Massie. La estructura y asociación por lo cual un grupo cooperativo de seres humanos, asigna las tareas entre los miembros, identifica la relaciones e integra sus actividades hacia objetivos comunes.

Etapas de la Organización
División del Trabajo: Separación y delimitación de las actividades, con el fin de realizar una función con la mayor precisión, eficiencia y el mínimo esfuerzo.
Jerarquización: Es la disposición de las funciones de una organización por orden de rango, grado o importancia.
Departamentalización: Es la división y el agrupamiento de las funciones y actividades específicas, con base en su similitud.

Importancia de la Organización
Los fundamentos básicos que demuestran la importancia de la organización son los siguientes.
-Es de carácter continuo; jamás se puede decir que ha terminado, dado que la empresa y sus recursos están sujetos a cambios constantes (expansión, contratación, nuevos productos etc.) lo que obviamente redunda en la necesidad de efectuar cambios en la organización.
-Es un medio a través del cual se establece la mejor manera de lograr los objetivos del grupo social.
-Suministra los métodos para que se puedan desempeñar las actividades efectivamente, con un mínimo de esfuerzos.
-Evita la lentitud e ineficiencia en las actividades, reduciendo los costos he incrementado la productividad.
-Reduce o elimina la duplicidad de esfuerzos, al delimitar funciones y responsabilidades.

2. Fase Dinámica
La fase dinámica, se refiere a cómo manejar de hecho el organismo social.

2.1 Dirección
Es llevar acabo la conducción de la organización y sus miembros hacia sus metas, conforma a las estrategias, el liderazgo adecuado y los sistemas de comunicación y motivación requeridos por la situación o por el nivel de desempeño. La dirección también se encarga del involucramiento  de los recursos humanos de la empresa, sus objetivos, misión, visión y valores para obtener su plena identidad con la organización.
Definiciones de grandes autores
Burt K. Scanlan. Consiste en coordinar el esfuerzo común de los subordinados, para alcanzar las metas de la organización.
Joel J. Lerner y H. A. Baker. Consiste en dirigir las operaciones mediante la cooperación del esfuerzo de los subordinados, para obtener altos niveles de productividad mediante la motivación y la supervisión.
Robert B. Buchele. Comprender la influencia interpersonal del administrador a través de la cual logra que sus subordinados obtengan los objetivos de la organización mediante la supervisión, la comunicación y la motivación.

Etapas de la Dirección
Toma de Decisiones: Es la elección del curso de acción entre varias alternativas.
Integración: Con ella el administrador elige y se allega, de los recursos necesarios para poner en marcha las decisiones previamente establecidas para ejecutar los planes
Motivación: Por medio de ella se logra la ejecución de trabajos tendiente a la obtención de objetivos.
Comunicación: Proceso a través del cual se transmite y recibe información en un grupo social.
Supervisión: Checar que las cosas se estén dando de una manera correcta.

Importancia de la Dirección
La dirección es trascendental porque:
-Pone en marcha todos los lineamientos establecidos durante la planeación y la organización.
-A través de ella se logran las formas de conducta mas deseables en los miembros de la estructura organizacional.
-La dirección eficiente es determinante en la moral de los empleados y, consecuentemente, en la productividad.
-Su capacidad se refleja en el logro de los objetivos, la implementación de métodos de organización, y en la eficiencia de los sistemas de control.
-A través de ella se establece la comunicación necesaria para que la organización funcione.

2.2 Control
Es la acción administrativa técnica de evaluar los resultados de una empresa o institución conforme a lo planeado y a los elementos de medición (indicadores o estándares), para determinar el estado de desempeño y la acción correctiva correspondiente.

Definiciones de grandes autores
Henry Fayol. Consiste en verificar si todo ocurre de conformidad con el plan adoptado, con las instrucciones emitidas y con los principios establecidos. Tiene como fin señalas las debilidades y errores a fin de rectificarlos e impedir que se produzcan nuevamente.
George R. Terry. El proceso para determinar lo que se está llevando a cabo, valorizándolo y, si es necesario, aplicando medidas correctivas, de manera que la ejecución se desarrolle de acuerdo con lo planeado.
Robert C. Applety. La medición y corrección de las realizaciones de los subordinados con el fin de asegurar que tanto los objetivos de la empresa como los planes para alcanzarlos se cumplan eficaz y económicamente.

Etapas del Control
Establecimiento de Estándares: Representan el estado de ejecución deseado, de hecho nos es más que los objetivos definidos de la organización.
Medición de Resultados: Es medir la ejecución y los resultados, mediante la aplicación de unidades de medida, que deben ser definidas de acuerdo con los estándares.
Corrección: La utilidad concreta y tangible del control está en la acción correctiva para integrar las desviaciones con relación a los estándares.
Retroalimentación: Mediante ella la información obtenida se ajusta al sistema administrativo al correr del tiempo.
Control: Los buenos controles deben relacionarse con la estructura organizacional y reflejar su eficacia.

Importancia del Control
El control es de vital importancia dado que:
-Establece medidas para corregir las actividades, de tal forma que se alcancen los planes exitosamente.
-Se aplica a todo: a las cosas, a las personas y a los actos.
-Determina y analiza rápidamente las causas que pueden originar desviaciones, para que no se vuelvan a presentar en el futuro.
 -Localiza los sectores responsables de la administración, desde el momento en que se establecen medidas correctivas.
-Proporciona información acerca de la situación de la ejecución de los planes, sirviendo como fundamento al reiniciarse el proceso de planeación.
-Reduce costos y ahorra tiempo al evitar errores.
-Su aplicación incide directamente en la racionalización de la administración y consecuentemente, en el logro de la productividad de todos los recursos de la empresa.